HORVÁTH Épületgépészeti Kft
ADATKEZELŐ
ÁLTALÁNOS ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A TERMÉSZETES SZEMÉLYEK ADATAINAK KEZELÉSÉRŐL
ÉS AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAIRÓL
A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő
védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet
hatályon kívül helyezéséről szóló AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU)
2016/679 RENDELETE (a továbbiakban: Rendelet) előírásai alapján az alábbiak
szerint adunk tájékoztatás az érintett részére a személyes adatok kezeléséről és az
érintetti jogokról.
I. AZ ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE
CÉGNÉV: HORVÁTH Épületgépészeti Kft
SZÉKHELY: 7815 Harkány, Petőfi utca 55.
CÉGJEGYZÉKSZÁM: 02-09-086313
ADÓSZÁM: 27516498-2-02
SZÁMLAVEZETŐ BANK: K&H Bank Zrt
HONLAP: https://horvathgeneral.hu/
E-MAIL CÍM: info@horvathgeneral.hu
TELEFONSZÁM: +3670 6016256
KÉPVISELŐ NEVE: Horváth István
FŐTEVÉKENYSÉGE: Víz-, gáz-, fűtés-, légkondicionáló-szerelés
ADATVÉDELMI
TISZTVISELŐ (HA VAN):
(a továbbiakban: Adatkezelő)
II. TÁJÉKOZTATÁS EGYES ADATKEZELÉSEKRŐL ÉS ADATBIZTONSÁGI
INTÉZKEDÉSEKRŐL
Az Adatkezelő által végzett adatkezelés céljáról, jogalapjáról és egyéb körülményeiről az
érintett részére az adatfelvételkor vagy az első kapcsolatfelvételkor tájékoztatást kell adni.
Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes
adatok biztonsága érdekében megtette azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és
kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek GDPR érvényre juttatásához
szükségesek.
Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes
megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal
vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.
III. AZ ÉRINTETTEK JOGAI
Az érintett jogai röviden összefoglalva:
- Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése
- Az érintett hozzáférési joga
- A helyesbítéshez való jog
- A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
- Az adatkezelés korlátozásához való jog
- A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés
korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség - Az adathordozhatósághoz való jog
- A tiltakozáshoz való jog
- Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
- Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
- A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való
jog) - A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
- Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz
való jog
Az érintett jogai részletesen és teljes körűen:
Az alábbiakban teljes körű tájékoztatást adunk az érintetti jogokról. - Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése
1.1. Az adatkezelőnek az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó
valamennyi információt és minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen
hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva kell nyújtania, különösen
a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más
módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Az érintett kérésére
szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett
személyazonosságát.
1.2. Az adatkezelőnek elő kell segítenie az érintett jogainak a gyakorlását.
1.3. Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem
beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatnia kell az érintettet a jogai gyakorlására
irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről. E határidő a Rendeletben írt feltételekkel
további két hónappal meghosszabbítható. amelyről az érintettet tájékoztatni kell.
1.4. Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül,
de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatnia kell az
érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt
nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
1.5. Az adatkezelő az információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást és intézkedést
díjmentesen biztosítja, azonban a GDPR-ban írt esetekben díj számítható fel.
A részletes szabályok a Rendelet 12 cikke alatt találhatók. - Az érintett hozzáférési joga
2.1. Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan,
hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban
van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a kapcsolódó információkhoz hozzáférést
kapjon. (Rendelet 15. cikk).
2.2. Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő
továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra
vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.
2.3. Az adatkezelőnek az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett
rendelkezésére kell bocsátania. Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az
adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel.
Az érintett hozzáférési jogára vonatkozó részletes szabályokat a Rendelt 15. cikke
tartalmazza. - A helyesbítéshez való jog
3.1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül
helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat.
3.2. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos
személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését is.
Ezen szabályokat a Rendelet 16. cikke tartalmazza. - A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
4.1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül
törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre
vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje ha
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy
más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek
nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az
adatkezelésre,
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi
kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére közvetlenül gyermeknek kínált, információs társadalommal
összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
4.2. A törléshez való jog nem érvényesíthető, ha az adatkezelés szükséges
a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
b) az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése,
illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása
keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
c) a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
d) a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai
célból, amennyiben a törléshez való jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan
veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
e) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
A törléshez való jogra vonatkozó részletes szabályokat a Rendelet 17. cikke tartalmazza. - Az adatkezelés korlátozásához való jog
5.1. Az adatkezelés korlátozása esetén az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak
az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy
védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az
Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
5.2. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha az
alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az
időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes
adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok
felhasználásának korlátozását;
c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az
érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
vagy
d) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra
vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget
élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
A vonatkozó szabályokat a Rendelet 18. cikke tartalmazza. - A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés
korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy
adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez
lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az
adatkezelő tájékoztatja e címzettekről.
E szabályok a Rendelet 19. cikke alatt találhatók. - Az adathordozhatósághoz való jog
7.1. A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy
adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt,
géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy
másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a
személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha
a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
b) az adatkezelés automatizált módon történik.
7.2. Az érintett kérheti a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását is.
A részletes szabályokat a Rendelet 20. cikke tartalmazza. - A tiltakozáshoz való jog
8.1. Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon
személyes adatainak közérdeken, közfeladat végrehajtásán (6. cikk (1) e)) , vagy jogos
érdeken (6. cikk f)) alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló
profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább,
kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok
indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival
szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez
kapcsolódnak. Az érdekmérlegelési teszt keretében az adatkezelő feltárja a jogos érdek
tartalmát, és megvizsgálja, hogy a jogos érdek érvényesítése hogyan hat az érintett érdekeire,
vagy alapvető jogaira és szabadságaira. Majd mérlegelni kell ez utóbbiak elsőbbséget
élveznek-e az adatkezelő jogos érdekével szemben, különösen, ha az érintett gyermek. Ha a
mérlegelés során az érintett érdekei a személyes adatok védelmét teszik szükségessé – az
adatkezelés nem folytatható.
8.2. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett
jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő
kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez
kapcsolódik. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében
történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
8.3. Ezen jogokra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell
hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más
információtól elkülönítve kell megjeleníteni.
8.4. Az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált
eszközökkel is gyakorolhatja.
8.5. Ha a személyes adatok kezelésére tudományos és történelmi kutatási célból vagy
statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos
okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az
adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség.
A vonatkozó szabályokat a Rendelet 21. cikke tartalmazza. - Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
9.1. Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált
adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve
joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.
A további szabályokat a Rendelet 22. cikke tartalmazza. - Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
10.1. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes
személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelőnek indokolatlan késedelem nélkül
tájékoztatnia kell az érintettet az adatvédelmi incidensről. E tájékoztatásban világosan és
közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell legalább a
következőket:
a) az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és
elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett
intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges
hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
10.2. Az érintettet nem kell az tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és
ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében
alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –,
amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára
értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) az adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek
biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, magas kockázat a továbbiakban
valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket
nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell
hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.
A további szabályokat a Rendelet 34. cikke tartalmazza. - A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz
való jog)
Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a
szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti
tagállamban –, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése
megsérti a Rendeletet. Az a felügyeleti hatóság, amelyhez a panaszt benyújtották, köteles
tájékoztatni az ügyfelet a panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről és annak
eredményéről, ideértve azt is, hogy a az ügyfél jogosult bírósági jogorvoslattal élni.
E szabályokat a Rendelet 77. cikke tartalmazza. - A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
12.1. Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül,
minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti
hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben.
12.2. Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül,
minden érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra, ha az illetékes felügyeleti hatóság
nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a
benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről.
E szabályokat a Rendelet 78. cikke tartalmazza. - Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági
jogorvoslathoz való jog
13.1. A rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok – köztük
a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog – sérelme nélkül, minden érintett
hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e
rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait.
13.2. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni eljárást az adatkezelő vagy az
adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen
eljárás megindítható az érintett szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is,
kivéve, ha az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó valamely tagállamnak a közhatalmi
jogkörében eljáró közhatalmi szerve.
E szabályokat a Rendelet 79. cikke tartalmazza.
Horváth István adatkezelő
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
AZ ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE:
CÉGNÉV: HORVÁTH Épületgépészeti Kft
SZÉKHELY: 7815 Harkány, Petőfi utca 55
CÉGJEGYZÉKSZÁM: 02-09-086313
KÉPVISELŐ NEVE: Horváth István
(a továbbiakban: Adatkezelő)
Jelen Adatvédelmi szabályzat tartalmazza az Adatkezelő belső adatvédelmi
szabályait.
Alkalmazása és betartása valamennyi munkavállaló, foglalkoztatott számára a
kötelező .
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
- A Szabályzat célja
Jelen Szabályzat célja azon belső adatvédelmi szabályok megállapítása és
intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy a természetes személyek
személyes adatainak kezelése során az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége
megfeleljen az EU 2016/679 Rendeletnek (továbbiakban: GDPR). - A Szabályzat hatálya
Jelen szabályzat tárgyi hatálya – összhangban a GDPR tárgyi hatályával – a
személyes adatok Adatkezelő általi számítógépes (automatizált) kezelésére,
nyilvántartásaira terjed ki.
A személyes adatok Adatkezelő általi manuális kezelésére akkor terjed ki a GDPR,
és jelen Szabályzat hatálya, ha a személyes adatokat az adatkezelő nyilvántartási
rendszerben tárolja vagy kívánja tárolni. Olyan iratok, illetve iratok csoportjai, és azok
borítóoldalai, amelyek nem rendszerezettek meghatározott szempontok szerint, nem
tartoznak a GDPR és jelen Szabályzat hatálya alá. (GDPR (15)
Preambulumbekezdés)
A személyes adat fogalmára jelen Szabályzat alkalmazásában is a GDPR 1. cikk 1.
pontja irányadó: „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes
személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes
személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például
név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi,
fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára
vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;.
Az „adatkezelés” fogalma a következőket jelenti: a személyes adatokon vagy
adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely
művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás,
tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés
továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján,
összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
(GDPR 1. cikk 2.)
Jelen Szabályzat személyi hatálya kiterjed az adatkezelő valamennyi
foglalkoztatottjára. A foglalkoztatottak a személyes adatok kezelése körében köteles
jelen Szabályzat rendelkezéseinek érvényt szerezni.
II. FEJEZET
AZ ADATKEZELÉSRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK - Az adatkezelési tevékenység alapvető szabálya
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
- oldal
Az Adatkezelőnek és minden munkavállalójának, foglalkoztatottjának a személyes
adatok kezelése során biztosítani kell a GDPR elvei és az érintett jogai érvényesülését. - Az adatkezelési tevékenységek azonosítása és nyilvántartása
Az Adatkezelőnél végzett minden adatkezelést az adatkezelési céllal kell
meghatározni és nyilvántartani.
Minden egyes – céljával meghatározott – adatkezelés csak a megfelelő jogalap
fennállása esetén végezhető. A jogalapot mindig igazolni kell. E szabályzatban a
továbbiakban „adatkezelés” alatt egy céljával meghatározott és megfelelő jogalappal
rendelkező adatkezelés értendő.
Minden egyes – céljával azonosított – adatkezelést be kell vezetni az adatkezelési
tevékenységek nyilvántartásába. Az adatkezelés megkezdése előtt az adatkezelési
tevékenységek nyilvántartásában meg kell határozni az adatkezelés célját és
jogalapját, a cél által meghatározott adatkört és az adatok tárolásának idejét, és ha
lehetséges az adatbiztonsági intézkedéseket, továbbá a GDPR 30. cikkében
előírtakat. - Belső nyilvántartások, adatbázisok vezetésének adatvédelmi szabályai
A személyes adatokat tartalmazó minden számítógépen, és papíralapon vezetett
nyilvántartással szembeni követelmények a következők:
A) MILYEN CÉLBÓL VEZETI A NYILVÁNTARTÁST A SZERVEZET?
■ Minden egyes adatkezelési célnak meghatározottnak, egyértelműnek és
jogszerűnek kell lennie.
■ A személyes adatok nem kezelhető e célokkal össze nem egyeztethető módon.
(GDPR. 5. cikk /1/ a./)
B) A NYILVÁNTARTÁSBAN TALÁLHATÓ SZEMÉLYES ADATOK MINDEGYIKE
SZÜKSÉGES-E AZ ADATKEZELÉSI CÉL ELÉRÉSÉHEZ?
■ A nyilvántartásban kezelt, tárolt adatok az adatkezelés céljai szempontjából
megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és az adatkezelésnek a szükségesre
adatokra kell korlátozódnia.
■ Az adatkezelés cél teljesítéséhez nem szükséges, nem releváns adatokat a
nyilvántartás nem tartalmazhat, ezeket törölni is kell. (GDPR. 5. cikk /1/ c./)
C) HOGYAN KERÜL BE A SZEMÉLYES ADAT A NYILVÁNTARTÁSBA?
■ Az adatkezelőnek az adatkezeléshez jogalappal kell rendelkeznie, és ezt igazolnia
kell. Tehát az adatkezelés jogalapját dokumentálni kell. Tehát az adatkezelő
nyilvántartásába csak olyan személyes adat vehető fel, amelynek kezelésére az
adatkezelő igazolt jogalappal rendelkezik.
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
- oldal
■ Ha az adatkezelő a személyes adatokon a megszerzésük céljától eltérő célból
további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia
kell az érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról.
■ Az adatkezelésről és a jogairól az érintett személyt írásban tájékoztatni kell. Ha az
Adatkezelő a személyes adatokat az érintettől személyesen kéri, ezt a tájékoztatást
az adatfelvételkor kell megadni, és az ezt tartalmazó dokumentumot az érintettel
aláíratni. Elektronikus adatkezelés esetén a tájékoztatás tudomásul vételét,
hozzájárulás megadását naplózni kell.
■ Ha az Adatkezelő a személyes adatokat nem az érintettől szerezte meg, akkor az
érintettet utólag kell tájékoztatni a az adatkezelésről és a jogairól, a GDPR 14. cikke
szerint.
■ Az adatfelvételkor és a nyilvántartás vezetése során biztosítani kell a felvett és kezelt
adatok pontosságát. (GDPR. 5. cikk /1/ a./, 13-14. cikk)
C) HOGYAN TÁROLJA, TOVÁBBÍTJA AZ ADATKEZELŐ AZ ADATOKAT?
■ A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai
vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok
megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen
elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is
ideértve. A kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantáláshoz
szükséges intézkedések lehetnek adott esetben:
■ a személyes adatok álnevesítése és titkosítása,
■ biztonsági mentések készítése,
■ az adatkezelés biztonságának garantálására hozott technikai és szervezési
intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelése, felmérése és értékelése,
■ vírusvédelem, kíbertámadások elleni védelem,
■ munkavégzésre vonatkozó információbiztonsági követelményeket előírása és
érvényesítése a foglalkoztatottakkal szemben,
■ az informatikai eszközök, és papíralapú dokumentumok fizikai védelmére
alkalmazott vagyonvédelmi intézkedések. (GDPR. 5. cikk /1/ f./)
D) KI FÉRHET HOZZÁ AZ ADATOKHOZ, ÉS MILYEN MŰVELETEKET
VÉGEZHET?
■ Az adatkezelő a számítógépes nyilvántartásokhoz való hozzáférésre alkalmazzon
azonosítást és hitelesítést.
■ Az adatkezelő az informatikai rendszerében alkalmazzon jogosultságkezelő
rendszert.
■ Az informatikai rendszerbe történő belépéseket és műveleteket naplózni kell.
(GDPR. 5. cikk /1/ f./)
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
- oldal
E) MENNYI IDEIG VAN A SZEMÉLYES ADAT A NYILVÁNTARTÁSBAN?
■ Az adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek
azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig
teszi lehetővé (GDPR. 5. cikk /1/ e./) Ennek érdekében a nyilvántartott személyes
adatok kezelhetőségét rendszeresen felül kell vizsgálni.
■ A már nem kezelhető adatokat törölni kell. - Az érintett joggyakorlásának elősegítése
Az adatkezelés során elő kell segíteni az érintett jogainak a gyakorlását. Az érintetti
kérelmeket 30 napon belül el kell intézni és meg kell válaszolni. Az érintettel történő
levelezést és ügyintézés dokumentációját írásban meg kell őrizni 5 évig. - Adatkezelési incidensek jelentése
A munkavállaló köteles jelenteni a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi
incidens, vagy arra utaló információ jutott a tudomására. - Eljárás 16. életévét be nem töltött kiskorú érintett esetén
A 16. életévét be nem töltött kiskorú érintettre vonatkozó adatkezeléshez – ha az
hozzájáruláson alapul – be kell szerezni a törvényes képviselő belegyezését, és
valamennyi jogcímű adatkezelés esetén a törvényes képviselő részére kell a
tájékoztatásokat megadni. - Eljárás adatfeldolgozó igénybevétele esetén
Ha az Adatkezelő adatfeldolgozásnak minősülő szolgáltatást – pl. könyvelés, IT
szolgáltatás, vagyonvédelem, rendezvényszervezés, futárszolgálat stb. – vesz
igénybe, akkor a szerződés megkötésekor, jogviszony létrejöttekor a külső
szolgáltatótól meg kell követelnie a GDPR-ban előírt garanciák teljesítését: - Írásban vállaljon garanciát arra, hogy adatkezelése megfelel a GDPR
rendelkezéseinek. - Ő maga és munkavállaló az általuk megismert személyes adatok kezelése körében
titoktartási nyilatkozatot vállaljanak. - Alvállalkozót csak az Adatkezelő engedélyével vehet igénybe, akinek meg kell
felelnie az 1-2. pont rendelkezéseinek.
Ha a munkavállaló e feltételek hiányát észleli, köteles erről a munkahelyi vezetőjét
tájékoztatni. - Eljárás adatfeldolgozóként
Ha az Adatkezelő saját tevékenységi körében kezel más nevében (megbízása
alapján) személyes adatokat – azaz ő maga minősül adatfeldolgozónak, az Adatkezelő
biztosítja, hogy ilyen tevékenysége megfeleljen a GDPR adatfeldolgozóra előírt
követelményeinek.
ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
- oldal
- Az adatkezelések felülvizsgálata
Az egyes – adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában feltüntetett –
adatkezeléseket háromévente felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat keretében:
a) Aktualizálni kell az adatkezelésnek a GDPR-ral való összhangjára korábban tett
technikai és szervezési intézkedéseket, figyelemmel az adatkezelés jellege,
hatóköre, körülményeire és a kockázatokra.
b) Felül kell vizsgálni a személyes adatok tárolásának időtartamát. A korlátozott
tárolhatóság elve miatt már nem tárolható adatokat törölni kell.
c) A felülvizsgálat elvégzését dokumentálni kell.
EGYES ADATKEZELÉSEK
III. FEJEZET
TAGOK, TULAJDONOSOK, TISZTSÉGVISELŐK ADATAINAK KEZELÉSE.